POSMERDEKA.COM, GIANYAR – Sebanyak 45 boks atau 7.673 lembar arsip yang tidak memiliki nilai guna atau inaktif dimusnahkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusar) Gianyar di halaman kantor, Kamis (19/10/2023). Pemusnahan sesuai peraturan itu bertujuan mengurangi jumlah arsip dan meningkatkan efektivitas serta efisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan.
Kepala Dispusar Gianyar, I Gede Suardana Putra, mengatakan pemusnahan arsip guna mengurangi volume arsip yang berketerangan musnah sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga dapat menghemat tempat, biaya, dan waktu.
Pemusnahan difokuskan pada arsip yang melewati batas waktu penyimpanan dan tidak lagi memiliki nilai guna. “Dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sudah memberi izin untuk pemusnahan arsip sesuai perundang-undangan yang berlaku,” katanya.
Pemusnahan, sebutnya, menjadi salah satu bagian penting dalam proses pengarsipan yaitu penciptaan, pengolahan dan penyusutan. Fase pemusnahan masuk bagian penyusutan. Fase pemusnahan ini sebenarnya melalui proses cukup panjang.
Sebelum pemusnahan arsip, dia menyebut membentuk tim guna melakukan pengecekan dan penelitian terhadap arsip yang diusulkan dimusnahkan ke ANRI. Jika masih aktif, arsip tak bisa dimusnahkan. “Arsip yang bersifat permanen, misalnya surat perjanjian atau akta pendirian lembaga, tidak bisa dimusnahkan karena akan menjadi bukti suatu klausul,” paparnya.
Suardana juga mengajak Unit Kearsipan di OPD di Gianyar agar melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip inaktif yang ada di unit, sehingga pengelolaan dan penataan arsip di Gianyar semakin akuntabel.
Kabid Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dispusar Gianyar, Ida Bagus Gede Putu Mayun, menambahkan, dalam proses pemusnahan arsip ini menghadirkan saksi dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan unsur dari Inspektorat Gianyar. adi
